Come collegare il POS al Registratore di Cassa
Dal 5 Marzo sarà possibile eseguire la connessione, come fare e cosa sapere
Il collegamento POS-RT è una procedura di comunicazione telematica con cui l’esercente dichiara, in area riservata, quali strumenti utilizza per accettare pagamenti elettronici e quali strumenti utilizza per certificare i corrispettivi (RT/Server RT o procedura web). In pratica, si registra l’abbinamento tra l’identificativo del POS (Terminal ID + Acquirer per i POS fisici; Acquirer per i POS virtuali) e la matricola del RT/Server RT, includendo l’indirizzo dell’unità locale. Sono obbligati al collegamento i soggetti che già assolvono l’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi con RT o con “Documento Commerciale on line” e che incassano (anche solo in parte) attraverso strumenti di pagamento elettronico. Il collegamento non è necessario solo nel caso in cui tutti i corrispettivi siano certificati esclusivamente con fattura; nei casi “misti” (fattura + documento commerciale, oppure operazioni esonerate + operazioni soggette), il POS va comunque collegato se usato anche per operazioni soggette a documento commerciale.
IN PRATICA
Devo comprare un nuovo POS o cambiare registratore di cassa?
No: il collegamento è una registrazione via web nell’area riservata. Non è richiesto, per adempiere, sostituire o adeguare il registratore telematico.
Che cosa devo “collegare” esattamente?
Devi associare gli identificativi dei tuoi strumenti di pagamento elettronico ai tuoi strumenti di certificazione dei corrispettivi (RT o procedura “Documento Commerciale on line”), tramite la procedura web nel portale “Fatture e Corrispettivi”.
Quali strumenti rientrano nel concetto di POS?
Non solo il terminale fisico: rientrano anche app/SoftPOS su smartphone o tablet e soluzioni di pagamento online (POS virtuali), se incassano corrispettivi certificati con RT o con “Documento Commerciale on line”.
Se incasso sia vendite con scontrino (documento commerciale) sia vendite esonerate (es. tabacchi), devo collegare il POS?
Sì, se lo stesso POS viene usato anche per operazioni soggette a documento commerciale, va collegato.
Se faccio sia scontrini sia fatture, il POS va collegato?
Sì, a meno che tu emetta esclusivamente fatture per tutti i corrispettivi.
Il bonifico va collegato?
No. Ma se il cliente paga con bonifico, nel documento commerciale devi indicare comunque una forma di pagamento elettronico e l’importo.
Quando parte la procedura e quali sono le scadenze?
La procedura è prevista dai primi giorni di marzo; per i POS già in uso al 1° gennaio 2026 o attivati a gennaio 2026, hai 45 giorni dalla messa a disposizione per registrare il collegamento. Per i POS nuovi (dopo gennaio) devi registrare tra il 6° e l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo.
Posso delegare il commercialista o un intermediario?
Sì, se l’intermediario ha la delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” sul portale “Fatture e Corrispettivi”. Attenzione: per il collegamento dentro “Documento Commerciale on line” la FAQ indica che la registrazione non è delegabile.
Quali dati mi servono per non perdere tempo?
Matricola RT (o Server RT), Terminal ID (se POS fisico), dati dell’Acquirer (codice fiscale e denominazione), numero di convenzione se devi inserire manualmente un POS non presente, e indirizzo del punto vendita (salvo ambulante).
Non trovo un POS in elenco: che faccio?
La procedura consente l’inserimento manuale del POS; oltre ai dati identificativi, occorre indicare anche il numero del contratto di convenzionamento.
In elenco vedo un POS che non è mio o che ho restituito: che faccio?
Puoi usare la funzione “POS non collegati” per segnalare non titolarità o restituzione (dopo avere eliminato il collegamento con data fine utilizzo, se era collegato).
Ho un solo POS e più registratori di cassa: è possibile collegarlo a tutti?
Sì: le FAQ indicano che il collegamento può essere multiplo. Per POS fisici è richiesta la condizione che l’indirizzo del punto vendita sia lo stesso; per POS virtuali l’uso può riguardare punti vendita differenti.
Sono ambulante: devo inserire l’indirizzo?
No. È prevista l’opzione “Dispositivo ambulante”.
Qual è l’errore più rischioso nel quotidiano?
Indicare in RT una modalità di pagamento errata rispetto all’incasso reale (contanti vs elettronico ecc.): la guida richiama una specifica sanzione prevista dalla norma.
