Fattura PA rifiutata dall'Ente?

Capita spesso: inviate una fattura elettronica a una Pubblica Amministrazione, tutto sembra in regola, ma dopo qualche giorno ricevete una notifica di "rifiuto". In quel momento sorge il dubbio: la fattura è come se non fosse mai esistita o devo fare qualcosa per annullarla?

Oggi facciamo chiarezza su questo punto per evitare errori contabili e inutili sanzioni.

Il rifiuto non è uno "scarto"

La prima cosa da sapere è che esiste una grande differenza tra lo scarto del Sistema di Interscambio (SdI) e il rifiuto della PA:

• Lo Scarto: avviene quando il sistema trova un errore tecnico (es. partita IVA errata). In questo caso la fattura è come se non fosse mai stata emessa. Avete 5 giorni per correggerla e reinviarla con lo stesso numero.

• Il Rifiuto: avviene quando la fattura è formalmente corretta ed è stata già consegnata all'ente, ma l'ufficio decide di non accettarla (magari manca il codice CIG, o l'importo non torna con i loro calcoli).

Cosa dice l'Agenzia delle Entrate?

Secondo il Principio di Diritto n. 17/2020, una fattura che è stata consegnata alla PA e poi rifiutata deve essere considerata fiscalmente emessa.

Cosa significa per te? Significa che quel documento esiste nel tuo cassetto fiscale e in quello dell'ente. Non puoi semplicemente ignorarlo o provare a sovrascriverlo.

La procedura corretta in 3 passi

Se la PA rifiuta la tua fattura entro i 15 giorni previsti, ecco cosa devi fare per rimetterti in regola:

1. Emetti una Nota di Credito: devi emettere una nota di variazione (Nota di Credito) a storno totale della fattura rifiutata. Questo serve a "neutralizzare" il documento originale nel tuo registro IVA.

2. Emetti una nuova fattura: una volta stornata la vecchia, procedi all'emissione di una nuova fattura elettronica con le correzioni richieste dall'ente.

3. Cambia la numerazione: è caldamente consigliato usare un nuovo numero di fattura. Anche se alcuni sistemi tecnici permettono di riusare lo stesso numero, per la contabilità è molto più sicuro e trasparente procedere con una nuova numerazione sequenziale.

Perché la PA può rifiutare?

Ricorda che dal 2020 la Pubblica Amministrazione non può rifiutare le fatture "a piacere". Può farlo solo per 5 motivi precisi:

• L'operazione non riguarda quell'ente.

• Manca o è errato il codice CIG (Gara) o CUP (Progetto).

• Manca o è errato il codice di repertorio (per dispositivi medici/farmaci).

• Manca o è errato il codice AIC (per i farmaci).

• Mancano i dati della determina d'impegno di spesa (per Regioni ed Enti Locali).

In sintesi

Se ricevi un esito di "Rifiuto", la regola d'oro è: Nota di Credito + Nuova Fattura.

Gestire correttamente questi passaggi ti mette al riparo da discrepanze nel cassetto fiscale e accelera i tempi del tuo pagamento.

Hai dubbi su una notifica ricevuta? Non esitare a contattare lo studio: siamo qui per aiutarti a gestire ogni passaggio della tua fatturazione senza stress!